Efficiënter werken kan op twee manieren; meer doen in dezelfde tijd of hetzelfde doen in minder tijd. Met de toenemende werkdruk en het altijd en overal bereikbaar zijn is efficiënter werken nog belangrijker geworden. Wie wilt nu niet productiever zijn tijdens het werk?
10 tips om efficiënter te werken
Om het makkelijker te maken en om je meer bewust te maken waar jij je werktijd aan besteed hebben wij hieronder de 10 belangrijkste tips op een rijtje gezet.
Nummer 1: Start de dag met tijd voor jezelf
Het klinkt misschien raar maar op deze manier creëer je rust voor jezelf. Check even het nieuws of je Social Media zodat je daarna voor de rest van de dag kan focussen op het werk. Zo raak je gedurende de dag minder afgeleid tijdens het uitvoeren van je werkzaamheden. Ook starten met het checken van je e-mail kan efficiënt zijn wanneer je mails die je snel kunt beantwoorden of doorsturen direct doet en mails waar grotere taken uit voortvloeien op je werkplanning zet voor later. Zo ben je al direct van veel afleiding verlost. De universiteit van Californië ontdekte namelijk dat het gemiddeld 26 minuten duurt voordat je na de onderbreking weer helemaal geconcentreerd aan de slag bent.
Nummer 2: Maak een planning en gebruik lijstjes
Plan aan het begin van de dag welke taken je die dag allemaal wilt uitvoeren. Schrijf ze op zodat je niks vergeet en er niet aan hoeft te denken. Probeer in deze planning ook in te schatten hoeveel tijd de verschillende taken kosten. Als je dit consequent doet zal je hier steeds beter in worden. Vergeet niet ook tijd te plannen voor eventuele uitloop van taken. Zo zorg je dat je iedere dag minimaal je vooraf opgestelde planning af krijgt. Dit zorgt voor een hoop rust en overzicht.
Nummer 3: Leer om nee te zeggen tegen andere
Leer om sneller nee te zeggen tegen andere. Je kent het wel, een college komt halverwege de dag naar je toe met de vraag of je iets wilt uitzoeken en je zegt ja om een goede verstandhouding te behouden. Dit is echter een verkeerde gedachte wanneer je het al druk genoeg hebt. Zorg dat je je vasthoud aan je planning en kijk hoe een eventuele extra taak hierin past. Probeer hierin taken te prioriteren zodat de belangrijkste zaken als eerste worden opgepakt.
Nummer 4: Sluit jezelf af
Zonder afleiding werk je natuurlijk efficiënter. Zorg dat je geluiden en of meldingen van Social Media zoals Facebook en WhatsApp hebt uitstaan of ga in een aparte ruimte zitten waar je niet gestoord kunt worden door collega’s. Zo bereik je het beste resultaat.
Nummer 5: Zorg voor een goed archief
Veel tijd gaat verloren in het zoeken naar bestanden of documenten. Zorg voor een heldere indeling op je computer of cloud. Werk met een mappenstructuur en goede naamgeving. Zo kost het weinig tijd om deze terug te vinden. Voor e-mail geldt ook dat een logische mappenstructuur zeer belangrijk is. Maak een mapje voor e-mails waar je nog op moet reageren, eentje waar je nog reactie op verwacht vanuit andere en archiveer de andere mails in de juiste mappen. Een opgeruimde mailbox geeft je rust en voldoening.
Nummer 6: Breng vergadertijd terug
Veel vergaderingen duren onnodig lang. Probeer van te voren agendapunten te bepalen, zorg voor een duidelijke vergaderstructuur, een notulist en een voorzitter die de agendapunten bewaakt. Op deze manier ga je snel door de te bespreken punten heen, zijn ze achteraf terug te lezen wanneer nodig en duren ze niet onnodig lang.
Nummer 7: Lees e-mails op vaste momenten gedurende de dag
E-mails kunnen voor veel afleiding en onnodige irritaties leiden. Probeer een vast moment op de dag te pakken wanneer je je e-mails checkt. Bijvoorbeeld bij de start van de dag en na de pauze. Zet daartussen de e-mail inbox op pauze zodat je niet afgeleid kan raken. Soms is het ook sneller om even bij een collega langs te lopen of om te bellen in plaats van altijd te e-mailen. Zo voorkom je misverstanden en eindeloze e-mailwisselingen.
Nummer 8: Doe één ding tegelijk
Nummer 8 spreekt redelijk voor zich. Doe één ding tegelijk en niet verschillende taken door elkaar. Dit zorgt voor stress, je raakt je concentratie kwijt en resulteert vaker in fouten. Door één taak tegelijk te doen voel je je rustiger, werk je efficiënter en blijft je werk overzichtelijk.
Nummer 9: Denk niet na over alles wat je nog op de planning hebt staan
Je takenlijst kan erg lang zijn maar je kunt echt maar één ding tegelijk doen. Focus je op de taak waar je op dat moment aan werkt. Wanneer je aan alle taken denkt kan dit stress met zich meebrengen, vooral als je het erg druk hebt.
Nummer 10: Zorg voor een goede werkhouding
Een goede werkhouding is zeer belangrijk om efficiënt te kunnen werken. Zo raak je niet afgeleid door bijvoorbeeld pijn in je rug, een stijve nek, etc. Een goede werkhouding is afhankelijk van verschillende zaken zoals de hoogte van je bureau en scherm, de afstelling van je bureaustoel en je eigen lengte. Eerder schreven wij een interessante blog over ergonomische bureaustoelen.
Start vandaag nog met effectiever werken
Hopelijk heb je genoeg handige tips gelezen om effectiever aan het werk te kunnen gaan. Door kritisch te kijken naar hoe je werkt en waar verbeteringen mogelijk zijn kun je je efficiëntie en productiviteit sterk verbeteren. Ik wens je veel succes om hiermee aan de slag te gaan.